Gerer son temps: la matrice d’Eisenhower
Bien vous organiser et planifier vos activités peut s’avérer parfois difficile. Vous perdez du temps sur les choses inutiles et ainsi en manquez sur celles importantes. Beaucoup d’outils vous permettent aujourd’hui de bien gérer votre temps et vous organiser. Parmi ces derniers, on distingue la matrice d’Eisenhower. Elle est très simple et efficace pour vous aider à mieux organiser votre temps et vos tâches. Très recommandée par les professionnels, c’est l’outil idéal pour être productif aussi bien au travail que dans la vie quotidienne. Découvrez en quoi la matrice d’Eisenhower permet de mieux s’organiser.
Qu’est-ce que c’est que la matrice d’Eisenhower ?
C’est un outil de gestion du temps inventé par le célèbre militaire Dwight David Eisenhower. C’est l’une des techniques les plus connues pour organiser, manager et gerer son temps de façon efficace. Utilisée par de nombreux professionnels, elle consiste à classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.
Elle permet de déterminer plus spécifiquement 4 types de tâches à savoir :
- les tâches urgentes et importantes
- les tâches urgentes mais pas importantes
- les tâches importantes mais pas urgentes
- et les tâches ni urgentes ni importantes.
La matrice d’Eisenhower vous permet de réfléchir sur la priorité à accorder à certaines de vos actions et de prendre le recul sur d’autres. Vous vous organisez mieux et gagnez du temps. L’outil vous amène à faire les bons choix pour être plus productif.
Pourquoi utiliser la matrice d’Eisenhower pour mieux gerer son temps ?
Voici 3 raisons d’utiliser la matrice d’Eisenhower pour mieux s’organiser au quotidien aussi bien au travail que dans la vie quotidienne.
Vous classifiez mieux vos tâches
À l’aide de ses 4 quadrants, vous classifiez mieux vos actions. Vous savez rapidement les tâches que vous devez faire et tout de suite (importantes et urgentes). Les tâches qu’il faut planifier (importantes mais pas urgentes). Vous allez reconnaitre les travaux qu’il faut déléguer (urgents mais pas importants). Enfin, vous allez savoir les tâches inutiles que vous devez éliminer dans la mesure du possible (ni urgents ni importants).
Quand vous classifiez vos tâches, vous gardez mieux vos objectifs en tête. Vous manager bien les imprévus et vous menez à bien vos projets personnels ainsi que ceux professionnels dans le temps.
Vous distinguez mieux les tâches urgentes et celles importantes
La particularité de la matrice Eisenhower est de distinguer les taches urgentes et importantes. Dans un premier temps, elle privilégie vos responsabilités importantes. Plus précisément, les tâches qui influencent directement vos objectifs professionnels et personnels. Les tâches urgentes viennent par la suite c’est-à-dire les activités qui n’ont pas d’impact direct sur vos objectifs, mais risquent de vous nuire, si elles ne sont pas traitées dans l’immédiat.
La matrice d’Eisenhower vous permet également de définir les priorités personnelles ainsi que professionnelles afin d’être plus efficace. Elle se base sur cette célèbre citation : « ce qui est urgent est rarement important et ce qui est important est rarement urgent ». Elle apprend à mieux gérer son temps.
Vous gérez vos priorités quotidiennes plus efficacement
La matrice d’Eisenhower permet de concrétiser les activités importantes rapidement dans le temps tout en réalisant celles urgentes. Vous allez réduire le temps de gestion de vos tâches non importantes mais urgentes et finir avec les pertes de temps consacrées à celles inutiles. Ces dernières regroupent les activités non importantes et non urgentes. Bien gérer ses priorités au travail met fin à la procrastination.
Vous êtes beaucoup plus productif, moins stressé et vous atteignez vos objectifs tout efficacement. Vous développez vos capacités organisationnelles et vous gagnez du temps précieux. Dans la vie personnelle, cela vous aide à mieux vous organiser, à développer votre intelligence et à bien gérer votre stress.
Comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour mieux s’organiser au quotidien ?
Cette stratégie se base sur 4 quadrants pour vous aider à bien planifier votre temps et définir vos priorités.
Les tâches urgentes et importantes
Elles regroupent les tâches qui demandent une intervention immédiate. Les tâches qui peuvent recaler l’état d’avancement d’un projet ou permettent de résoudre un problème urgent. On rencontre souvent dans cette catégorie les tâches qu’on a plusieurs fois reportées. Ce sont les tâches essentielles qu’il faut traiter en priorité.
Les tâches importantes mais non urgentes
C’est l’ensemble des tâches prioritaires qui peuvent quand même être faites bien plus tard. Ce sont les tâches qui nécessitent la préparation d’un plan de travail par exemple. Les travaux à faire les semaines à venir ou les activités de suivi. Ces activités doivent être bien planifiées en vue d’une bonne organisation.
Vous ne devez en aucun cas les reporter. Elles sont importantes pour votre réussite. Vous pouvez par ailleurs les déléguer à vos collaborateurs. Toutefois, confiez ces tâches à vos collaborateurs en fonction de leurs importances. Si cela nécessite votre présence, faites-les vous-même.
Les tâches urgentes mais pas importantes
Ce sont elles qui sont plus responsables de votre manque de temps et de votre stress. Elles vous ralentissent dans l’atteinte de vos objectifs. C’est souvent l’ensemble des travaux qui dérangent le bon fonctionnement d’un projet par exemple. Ce sont en général des tâches pas importantes pour vous, mais pour vos collaborateurs ou votre entourage. Elles nécessitent tout de même un intérêt immédiat. N’hésitez pas à les déléguer tout simplement. Soit, concentrez-vous sur ces travaux pour tout finir en une fois.
Les tâches ni importantes ni urgentes
C’est souvent des distractions, les travaux quasi inutiles et qui perturbent votre organisation. Ces tâches vous stressent et vous font perdre du temps inutilement. C’est préférable de les éliminer de votre quotidien. Vous allez mieux utiliser le gain de temps pour vous concentrer sur les choses importantes. Vous allez alléger votre charge mentale et être beaucoup plus efficace côté professionnel.
En utilisant la matrice Eisenhower pour catégoriser vos activités, vous allez mieux vous organiser et gérer votre temps. Vous évitez la panique et vous vous concentrez mieux sur les choses importantes.
Dans votre vie personnelle par exemple, vous allez mieux gérer les tâches à la maison. Vous pouvez établir un plan pour savoir ce que vous devez faire absolument et les tâches que vous pouvez confier à vos enfants ou votre partenaire.
Au travail, vous pouvez mieux répertorier les tâches nécessaires à l’atteinte de vos objectifs. Aussi, vous aurez la possibilité de mieux les planifier et déléguer celles que vos collaborateurs pourront concrétiser.
En conclusion, la matrice d’Eisenhower est un outil qui permet de bien gérer son temps. Elle vous permet d’améliorer votre organisation et d’être plus productif en faisant une bonne hiérarchisation de vos tâches.
